GTD 仕事の効率を上げる最強メソッド

ストレスフリーの整理術 働き方

育児中の親は業務時間を短くして、できれば残業しないで帰宅して育児に参加することが望ましいと思います。とはいえこれがとても難しい。決して仕事中にさぼったり、集中していなかったりするわけじゃないのに、難しい。

定時時間内に仕事が終わらない理由の一つは、最高速度じゃないから。

最高速度で仕事をするためのノウハウとしてGTDという手法があります。
GTDとは、”Getting Things Done”の略で、デビッド・アレン氏の提唱する手法です。

私自身、うつ病を経験したことをきっかけにダラダラ残業する仕事の仕方を変えたいと思いました。正直に言えば、8時間以上会社という場にいる価値は無い、と思ったのも事実。

その時に出会ったのがGTDを纏めた著書『ストレスフリーの整理術』でした。GTDのすべてを取り入れたわけではないですが、これで仕事の効率が上がりました。大変な双子育児で妻にワンオペさせずに済んだのも、GTDが大いに役立ったからだと思っています。

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GTDとは

GTDとは、”Getting Things Done”の略で、デビッド・アレン氏の提唱する仕事効率化の手法です。根っこにあるGTDの考え方を理解することができれば、自分の業務に適した方法にアレンジすることもできると思います。

『ストレスフリーの整理術』はGTDのノウハウを纏めた本で、私は2008年にAmazonで購入しました。2015年に改定版が出ており、その後も根強い人気があることがうかがえます。

GTDの根っこにある考え方を私なりの理解で言いますと、
「一元管理することによって、脳を仕事に集中させること」
です。

脳は自分でコントロールできているようで、実はほとんどコントロールできていないもの、と理解します。注意や意識が散漫しがちな脳を仕事に仕向けるために、やれることをすべてやるのがGTDだと思います。

脳をパソコンのCPUに例えると解りやすいです。脳はCPUと同じ演算装置ですが、短期メモリーも使います。ここで短期メモリーとは『あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ』という心配であったり、『さっき後輩に強く言いすぎたな、後で謝っとこう』みたいな気持ちの引っ掛かりであったり、です。短期メモリーが増えてくると演算速度が落ちますので、短期メモリーなるべく使わずに済むよう外部メモリーに移すことでCPUを演算に集中させ、仕事のスピードを上げる。

すぐに出来るノウハウ

本を読む時間の無い育児中の親御さんでも、すぐに内容を以下に2点ご紹介します。

メールのインボックスを仕事リスト(外部メモリー)として使う

まず、メールのインボックスに届いた順にメールが並んでいるだけの方は、案件やプロジェクトごとに整理してください。以降、メールが来たらフォルダに入れていきます。
フォルダに入れないでインボックスに残すメールが『今日取り組む仕事』です。

私の場合は普段インボックスに10件くらいで、その半分くらいが一日で入れ替わります。(GTDではインボックスゼロを目指せ、と言ってます)

最新情報(アクション)が他人にゆだねられているもの、であれば、それもインボックスに残します。つまりAさんに依頼メールを送るときに、自分自身をCCを入れて、Aさんがいつまでに仕事を終える、という『仕事を預けている状態』を見える化します(脳を安心させます)。

メールのインボックスを活用すればフラグを活用した優先度管理などもできます。

このように、仕事はメールのインボックスにすべてある、という状態を常に維持して、散漫になりがちな脳を仕事に仕向けます。
『あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ』という感覚が、『あれとこれをやったら帰れる』と変わっていけば、しめたものです。

先ほどの『後輩に謝る』というアクションも、今度廊下ですれ違ったときに、と覚えてくのは短期メモリーを使って脳の演算速度を下げてしまいますが、そうならないように自分で自分に『後輩に謝る』というアクションをメールしておけば安心です。

2分ルール

個人的に最も強力なノウハウはこの2分ルールだと思っています。

仕事はメールに限らず、電話や面着で、と色々な経路で入ってきます。それらがバラバラにならないようにメールのインボックスで管理することで一か所にまとめられます(脳が安心してくれます)。

一方で、インボックスでやる事を書き残す(自分にメールする)作業にもそれなりに時間がとられます。GTDでは、この書き残す時間を2分を目安としていて、それより早くその仕事が終わるならば、その場ですぐやるのが”2分ルール”です。

例えば、先ほどの『後輩に謝る』というタスクは、電話一本かけて2分以内に終わりそうです。それなら、わざわざ自分にメールを打つのではなく”今すぐ”後輩に電話して謝り、タスク完了します。

私自身、2分ルールを実践してみて気が付いたのは、

  • 詳しく書き残さないと忘れる(短期メモリーから外部メモリーに移す作業なのでちゃんとやったほうが良い)
  • 2分以内に終わる仕事は以外と多い(2分かどうかー、と数秒考えるよりは、感覚に従って動いたほうがいい)

です。

まとめ

私は、GTDを纏めた著書『ストレスフリーの整理術』に出会ったおかげで、仕事の効率が上がりました。大変な双子育児で妻にワンオペさせずに済んだのも、GTDが大いに役立ったからだと思っています。

ここで紹介した以外にもたくさんのノウハウが収録されていますので、もし興味を持たれた方は是非ご一読ください。